Uw persoonsgegevens

Holla kan uw persoonsgegevens verzamelen wanneer u juridische of fiscale diensten bij ons afneemt, wanneer u onze websites www.holla.nl of www.werkenbijholla.nl bezoekt, u contact met ons opneemt of een visitekaartje aan ons verstrekt, u een klacht bij ons indient, onze events bezoekt, onze nieuwsbrief ontvangt of bij ons solliciteert. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen vanuit andere bronnen, bijvoorbeeld in het kader van een zaak die wij behandelen, uit openbare websites of uit (handels)registers. In al die gevallen is deze privacyverklaring van toepassing en is Holla de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij u uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Zo lichten wij toe wanneer wij welke persoonsgegevens verzamelen en hoe lang wij deze bewaren. Het is belangrijk dat u hiervan op de hoogte bent.

Voor alle vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of over ons gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:

Holla N.V.
Stationsplein 101
5211 BM ’s-Hertogenbosch
Tel: +31 (0) 88 440 24 00
Mail: privacy@holla.nl

Uitvoeren juridische of fiscale diensten

Wanneer u een juridische of fiscale dienst bij ons afneemt, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om de overeenkomst die Holla met u (of uw werkgever) heeft gesloten uit te kunnen voeren. Zonder deze persoonsgegevens is het voor ons niet mogelijk om onze diensten te kunnen leveren. Wij verwerken enkel die gegevens die nodig zijn voor het voorbereiden, uitvoeren en afronden van de betreffende kwestie, zoals het verlenen van advies of het voeren van een procedure. In dit kader kunnen wij ook uw persoonsgegevens ontvangen van een wederpartij of andere derden.

Daarnaast rust op Holla op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (‘Wwft’) en de Verordening op de advocatuur (‘VODA’) een identificatieplicht bij het uitvoeren van haar diensten en een onderzoeksplicht in het kader van het voorkomen en financieren van witwassen en terrorisme. Hiervoor moeten wij bepaalde persoonsgegevens vastleggen en verwerken. Bij sommige kwesties zijn wij genoodzaakt een scan te maken van uw identiteitsbewijs. Wij gebruiken uw persoonsgegevens enkel om gegevens te kunnen controleren en te kunnen voldoen aan administratieve vereisten.

Mocht u bij de uitvoering van onze diensten een klacht hebben ingediend, dan hebben wij een gerechtvaardigd belang om uw klacht af te handelen conform ons klantenreglement.

Wij kunnen voor deze doeleinden de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternamen;
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats;
• Geslacht (aanhef);
• (zakelijke) adresgegevens;
• (zakelijk) telefoonnummer;
• (zakelijk) e-mailadres;
• (zakelijke) betaalgegevens;
• Bedrijfsgegevens en functie;
• Gegevens in het kader van de identificatie- en onderzoeksplicht, waaronder een scan van het identiteitsbewijs;
• Informatie over een klacht en overige gegevens in het kader van de klacht;
• Overige gegevens die u aan ons verstrekt in het kader van onze dienstverlening.

Op grond van de wet zijn wij verplicht om dossiers minimaal vijf jaar te bewaren. Fiscale en administratieve gegevens dienen wij zeven jaar te bewaren. Voor het overige bewaren wij uw gegevens zo lang dat nodig is in het kader van onze dienstverlening of het afhandelen van een klacht, tenzij wij eerder een verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens ontvangen en wij aan dit verzoek gehoor kunnen geven.

Beheer van onze website(s) en afhandelen contactverzoeken

Wanneer u de website(s) van Holla bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens onder meer door het plaatsen van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij plaatsen verschillende cookies op onze websites, waaronder functionele, analytische en marketing cookies. In onze cookieverklaring. leggen wij uit waarom wij deze cookies plaatsen en welke gegevens wij verzamelen met deze cookies.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verzamelen via ons contactformulier op de website of wanneer u uw visitekaartje aan ons verstrekt of op enige andere manier contact met ons opneemt. In die gevallen gebruiken wij uw persoonsgegevens om met u in contact te kunnen treden en uw verzoek te kunnen behandelen. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben. Het belang is gelegen in het kunnen reageren op uw verzoeken en het kunnen waarborgen van goed functionerende websites. Voor bepaalde cookies vragen wij uw toestemming via de cookiebanner.

Wij kunnen voor deze doeleinden de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• (zakelijk) telefoonnummer;
• (zakelijk) e-mailadres
• Bedrijfsgegevens en functie;
• Technische gegevens en overige gegevens die wij via cookies verzamelen, zoals uw IP-adres, uw apparaat en de pagina’s die u bekijkt;
• Overige gegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in het contactformulier.

Holla bewaart de gegevens die in het kader van het contactverzoek worden verzameld zo lang dit nodig is om aan uw contactverzoek te kunnen voldoen. Hierna zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd. Voor de bewaartermijnen van de cookiegegevens verwijzen wij naar onze cookiebanner.  

Nieuwsbrieven, events of andere marketinguitingen

Wij houden onze cliënten en andere geïnteresseerden graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op juridisch en fiscaal gebied. Dit kunnen wij doen in de vorm van het versturen van nieuwsbrieven, het organiseren van events, sociale media en andere marketinguitingen.

Wanneer wij al een klantrelatie hebben, dan mogen wij uw contactgegevens gebruiken voor het versturen van marketinguitingen over onze diensten. U kunt hiertegen wel altijd bezwaar bij ons indienen via de e-mail; ieder e-mailbericht bevat een knop waarmee u zich kunt uitschrijven. Wanneer er geen klantrelatie bestaat maar u wel geïnteresseerd bent in onze marketinguitingen, dan versturen wij deze berichten alleen met uw toestemming. Deze verkrijgen wij via een inschrijving op onze website(s).

Verder kunt u zich aanmelden voor een van onze events. Om uw aanmelding te registreren, uw deelname te bevestigen en u op de hoogte te houden van het event, kunnen wij persoonsgegevens van u verzamelen.

Wij kunnen voor deze doeleinden de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Geslacht (aanhef);
• (Zakelijk) e-mailadres;
• (Zakelijk) telefoonnummer;
• Bedrijfsgegevens en functie;
• Moment van in- en uitschrijven;
• Voorkeuren en interesses.

Holla bewaart uw persoonsgegevens voor deze doeleinden tot het moment van bezwaar, uitschrijving of tot na afloop van het event. Wanneer er geen klantrelatie meer bestaat, zullen wij u nieuwsbrieven of andere uitingen blijven versturen tot één jaar na het laatste klantcontact.

Sollicitaties en recruitmentactiviteiten

Wanneer u bij ons solliciteert, hebben wij uw persoonsgegevens nodig om de sollicitatie te kunnen beoordelen en om contact met u te kunnen opnemen naar aanleiding van de sollicitatie. Holla heeft hiervoor een gerechtvaardigd belang. Wanneer u zich in de afronding van de sollicitatieprocedure bevindt, zullen de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het opstellen en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verzamelen indien u zich aanmeldt voor een van onze recruitmentactiviteiten.

Wij kunnen voor deze doeleinden de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Motivatiebrief;
• CV en alle daarin opgenomen gegevens;
• Cijferlijsten;
• Foto;
• Stagebeoordelingen;
• Bachelor- en/of masterscriptie;
• Overige gegevens die u zelf aan ons verstrekt in het kader van de sollicitatieprocedure of de recruitmentactiviteit.

Holla bewaart uw persoonsgegevens tot vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Met uw toestemming kan Holla deze persoonsgegevens voor maximaal één jaar bewaren. Zo kunnen wij nog contact met u opnemen indien wij later nog een interessante vacature voor u hebben.

Om onze diensten te kunnen verlenen, werken wij soms samen met andere partijen. Sommige partijen (zoals softwareleveranciers) verwerken uw persoonsgegevens alleen namens ons en dat is dan ook zo vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Wij geven deze partijen alleen toegang tot persoonsgegevens als zij die nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen verrichten, en alleen op basis van onze instructies. Uw persoonsgegevens worden binnen de Europese Unie opgeslagen.

Verder kan Holla uw persoonsgegevens delen met:

• Aan Holla verbonden ondernemingen, voor zover dit noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden;
• Andere ontvangers voor zover dit noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, bijvoorbeeld aan een deurwaarder of de rechterlijke macht in het kader van de verlening van onze juridische of fiscale diensten, of aan derden die betrokken zijn bij de organisatie van een event;
• Enige andere ontvanger voor zover dit vereist is door een wet, een gerechtelijk bevel of een (andere) juridische procedure, zoals een fusie, overname of verkoop van activa, een melding bij een toezichthouder of in geval van een faillissement.

Deze andere ontvangers zijn eveneens (zelfstandig) verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien wij gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken zijn, dan maken wij hierover afspraken met deze partij. Wanneer deze afspraken afwijken van hetgeen in deze privacyverklaring staat, dan brengen wij u hiervan op de hoogte.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Als u vragen heeft over deze concrete maatregelen of u heeft een vermoeden dat sprake is van een inbreuk op onze beveiliging, neem dan direct contract met ons op via privacy@holla.nl.

Op onze websites kunt u mogelijk ook links naar andere websites aantreffen. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor de wijze waarop deze organisaties omgaan met uw persoonsgegevens. Wij raden u om die reden nadrukkelijk aan om ook de privacyverklaring van deze websites te raadplegen.

Verder zijn ook onze gebouwen beveiligd met camera’s en houden wij bij wie onze bezoekers zijn. In dit kader kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken. Deze persoonsgegevens verwerken wij echter niet langer dan noodzakelijk en uiterlijk 72 uur, tenzij sprake is van een incident.

Op grond van de wet heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij leggen hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u daar een beroep op kunt doen.

• Recht op inzage en informatie. U heeft het recht om informatie op te vragen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en kopieën te ontvangen van de persoonsgegevens. Er zijn echter bepaalde uitzonderingen, waardoor u niet altijd alle informatie ontvangt over de persoonsgegevens die wij verwerken.

• Recht op rectificatie. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen om ervoor te zorgen dat deze gegevens (weer) correct en up-to-date zijn. U heeft ook het recht om rectificatie te vragen van uw persoonsgegevens indien derden deze persoonsgegevens aan ons hebben verstrekt en u van mening bent dat deze onjuist of onvolledig zijn.

• Recht op gegevenswissing. U heeft in het algemeen het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens of een deel daarvan worden gewist (bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor onze doeleinden of wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt); wij zullen uw persoonsgegevens echter niet altijd kunnen wissen omdat de verwerking soms nog steeds noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn omdat de persoonsgegevens nog nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het indienen, uitoefenen of onderbouwen van een juridische vordering. Om die reden zullen wij uw belang bij het wissen van uw persoonsgegevens afwegen tegen onze noodzaak om de persoonsgegevens te bewaren voor andere legitieme belangen. Houd er rekening mee dat wanneer u ons verzoekt om uw persoonsgegevens te wissen, u mogelijk ook niet langer gebruik kunt maken van onze diensten.
• Recht op beperking van de verwerking. Onder bepaalde omstandigheden kunt u de verwerking van uw persoonsgegevens door ons laten beperken. Dit kan bijvoorbeeld als de juistheid van uw persoonsgegevens wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is of persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verwerking. In bepaalde omstandigheden kunnen wij dan echter nog steeds uw persoonsgegevens gebruiken, bijvoorbeeld wanneer uw persoonsgegevens nog nodig zijn voor juridische vorderingen of om de rechten van een andere betrokkene te beschermen.

• Kennisgeving van rectificatie, wissing of beperking. Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van uw persoonsgegevens informeren over de rectificatie, wissing of beperking van de verwerking.

• Recht op overdraagbaarheid. Onder bepaalde omstandigheden kunt u ons verzoeken om uw persoonsgegevens, die door u zijn verstrekt, over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens, die door u zijn verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar format, om deze gegevens door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• Recht op bezwaar. Onder bepaalde omstandigheden kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons of door ons ingeschakelde derden, bijvoorbeeld in het geval van direct marketing. Wij zullen verschillende factoren in overweging nemen bij het beoordelen van een bezwaar tegen onze verwerking, waaronder: de redelijke verwachtingen van onze gebruikers; de voordelen en risico's voor u, ons, andere gebruikers of derden; andere beschikbare middelen om hetzelfde doel te bereiken die mogelijk minder ingrijpend zijn en geen onevenredige inspanning vereisen. Uw bezwaar zal worden gehonoreerd en wij zullen de verwerking van uw gegevens staken, tenzij de verwerking is gebaseerd op dwingende legitieme gronden of de verwerking door ons nog nodig is om juridische redenen.

• Recht om toestemming in te trekken. Als wij uw toestemming voor een gegevensverwerking hebben gevraagd, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van de toestemming voorafgaand aan de intrekking.

• Klachtrecht. Als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens onrechtmatig gebeurt, kunt u altijd contact met ons opnemen via privacy@holla.nl. Wij zullen altijd proberen om samen met u een oplossing te vinden. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder – de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hier.

U kunt uw verzoek(en) om deze rechten uit te oefenen bij ons indienen via privacy@holla.nl. Om uw privacy en veiligheid te beschermen, zullen wij redelijke stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren voordat wij reageren op uw verzoek(en). Alleen u of iemand die wettelijk bevoegd is om namens u te handelen, kan een verifieerbaar verzoek indienen met betrekking tot uw persoonsgegevens. Als u bijvoorbeeld een verzoek indient, zullen wij u vragen om uw naam, e-mailadres of andere informatie in onze administratie te bevestigen om uw identiteit te kunnen verifiëren. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden vrijgegeven aan iemand die er geen recht daartoe heeft.

Wij zullen zo snel mogelijk, maar niet later dan één maand na ontvangst van uw verzoek, op uw verzoek reageren. Daarbij beoordelen wij ook of, en zo ja in hoeverre, wij aan uw verzoek kunnen of moeten voldoen volgens de wet. Als een langere periode van maximaal twee maanden nodig is, zullen wij u hierover binnen een maand na ontvangst van het verzoek informeren. Het indienen en verwerken van uw verzoek is kosteloos, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, in het bijzonder vanwege het repetitieve karakter.

Holla behoudt zicht het recht voor om aanpassingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u dan ook regelmatig deze webpagina te bekijken. Als wij wezenlijke wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, zullen wij u op redelijke wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld via een e-mail of door een kennisgeving van de wijzigingen op onze website te plaatsen voordat de wijzigingen van kracht worden.