Inzage privécorrespondentie

Inzage in privécorrespondentie van werknemers Uw medewerkers hebben toegang tot internet op hun werkplek. Waarschijnlijk heeft u er geen bezwaar tegen als de digitale snelweg af en toe gebruikt wordt voor privédoeleinden. Maar wat als uw medewerker onder werktijd (te)veel privé chat en e-mailt? Of berichten verstuurt die uw bedrijf schade toebrengen? Dan wilt u dat natuurlijk graag weten en passende maatregelen nemen. Het Europese Hof voor de Rechten van de Mens heeft recent richting gegeven aan dit onderwerp. Hieronder leggen wij u uit wat nodig is om, rekening houdend met de rechten van uw medewerkers, grip te houden op de digitale correspondentie van uw medewerkers. Bedrijfsregeling Bij het maken van afspraken binnen uw bedrijf is het uitgangspunt dat het recht op een sociaal leven op de werkvloer niet volledig verboden mag worden. Daarnaast moeten specifieke redenen aanwezig zijn om het monitoren van internetcorrespondentie te rechtvaardigen. Werknemers hebben recht op een eenduidige uitleg over wat wel en niet is toegestaan. Hierbij moet u als werkgever vermelden welke specifieke informatie u wilt gebruiken om grip te houden op het privégebruik van internet. Het moet vooraf volstrekt duidelijk zijn of u bijvoorbeeld voornemens bent om de hoeveelheid verzonden e-mail te bekijken of dat u inzage hebt in het e-mailverkeer. Hoe dieper het monitoren ingrijpt op de privacy, hoe zwaarder uw bedrijfsbelang daarbij dient te zijn. Ook zal duidelijk beschreven moeten worden welke overtredingen van de regels ertoe kunnen leiden dat een verdergaand onderzoek naar het privégebruik van internet een optie wordt. En ook welke informatie uiteindelijk bekeken kan worden wanneer sprake is van een vermoeden van misbruik. Al deze afspraken zullen zorgvuldig opgesteld moeten worden om de lading te dekken en rechtsgeldig te zijn. Alle privécorrespondentie die een werknemer, vóór het maken van deze afspraken, heeft gevoerd, mag u zondermeer niet monitoren of bekijken. Het is dus verstandig om een bedrijfsregeling op te stellen vóórdat u een probleem constateert. Als u een regeling heeft binnen het bedrijf, houdt dat echter niet automatisch in dat alles is toegestaan. Aanvullende voorwaarden Het hebben van duidelijke afspraken binnen uw bedrijf is een belangrijke voorwaarde om het monitoren van het privégebruik van internet mogelijk te maken. Het recht op respect voor het privéleven en correspondentie behoort tot de mensenrechten en het Europese Hof voor de Rechten van de Mens stelt hieraan strenge voorwaarden. Bij een vermoeden van misbruik van de internetprivileges zal een werkgever de onderzoeksmaatregel moeten kiezen die het minst ingrijpt in het privéleven van de werknemer. Ook zal steeds een belangenafweging gemaakt moeten worden tussen de rechten van de werknemer en de bedrijfsbelangen. Slechts bij zeer zwaarwegende bedrijfsbelangen kunnen de rechten van de werknemer zo vergaand geschonden worden, dat privécorrespondentie inhoudelijk gelezen mag worden. Wilt u graag afspraken maken met uw werknemers over dit onderwerp en kunt hierbij hulp van een expert gebruiken? Of heeft u al een probleem gesignaleerd in uw bedrijf? Onze experts helpen u graag verder. Neem contact op met mr. Angela Ruijter en/of mr. Bert van den Boom voor deskundige ondersteuning. Dit artikel is geschreven door Peggie van Vugt, medewerker Wetenschappelijk Bureau.